臺(tái)政辦〔2016〕21號(hào)關(guān)于印發(fā)臺(tái)前縣人民政府辦公室檔案管理制度的通知  

各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府，縣產(chǎn)業(yè)集聚區(qū)管委會(huì)，縣人民政府各部門：

《臺(tái)前縣人民政府辦公室檔案管理制度》已經(jīng)縣政府同意，現(xiàn)予印發(fā)，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

2016年4月6日

臺(tái)前縣人民政府辦公室檔案管理制度

為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理，根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實(shí)際，制定本制度。

一、歸檔范圍

（一）縣政府及辦公室文件。

（二）下列會(huì)議形成的文件資料：

1．縣政府黨組會(huì)議； 

2．縣政府全體會(huì)議、縣政府常務(wù)會(huì)議、縣長(zhǎng)專題會(huì)議、縣長(zhǎng)辦公會(huì)議；

3．縣政府辦公室黨組會(huì)議；

4．主任辦公會(huì)議。

（七）縣政府綜合性會(huì)議、專項(xiàng)工作會(huì)議及重要活動(dòng)等音像資料。

（八）縣政府簽訂的協(xié)議等其他重要材料。

二、檔案整理

歸檔資料收集齊全后，劃定保管期限。要做到公文排列有序，裱糊整潔，標(biāo)明張數(shù)，沒(méi)有金屬物。

（一）檔案資料要根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值，按照一事一卷的原則進(jìn)行立卷。

（二）案卷標(biāo)題要準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

（三）案卷封面項(xiàng)目?jī)?nèi)容可以打印，也可用鋼筆（碳素墨水、藍(lán)黑墨水）、毛筆抄寫，字跡要端正、清楚。

（四）立好的案卷以年度為單位分期限編制案卷目錄和分類索引。

（五）案卷按保管期限裝入卷盒存放，卷內(nèi)附整理情況說(shuō)明。

（六）錄音帶、錄像帶和照片（含膠片或數(shù)碼底片）等按類別和時(shí)間排列存放。

三、檔案利用

（一）本單位查閱

因工作需要，本單位工作人員可以查閱檔案。

1．查閱一般檔案須經(jīng)管理人員批準(zhǔn)并辦理相關(guān)手續(xù)。錄音帶、錄像帶、照片（含膠片或數(shù)碼底片）一般不提供利用，確需使用，須報(bào)分管檔案工作的副主任批準(zhǔn)。

2. 查閱涉密檔案須報(bào)主任批準(zhǔn)，禁止復(fù)制。

（二）外單位查閱

本機(jī)關(guān)檔案一般不對(duì)外提供利用，確需查閱的，須履行以下審批手續(xù)。

1．查閱一般檔案者須持單位介紹信，并說(shuō)明檔案的作者、時(shí)間、內(nèi)容及利用目的和利用方法。

2．編輯出版《臺(tái)前年鑒》等需查閱檔案的，須經(jīng)分管檔案工作的副主任批準(zhǔn)。

3．查閱縣本級(jí)會(huì)議紀(jì)要、合同、協(xié)議，須報(bào)主任批準(zhǔn)。

（三）本單位借閱

1．辦公室工作人員借閱檔案不得轉(zhuǎn)借、涂改、圈劃、拆分和損壞。

2．借閱檔案須妥善保管，如有遺失及時(shí)向檔案管理人員報(bào)告，同時(shí)將有關(guān)情況書面報(bào)分管檔案工作的副主任；丟失重要檔案的，報(bào)主任，并將處置結(jié)果送檔案管理人員。

3．借閱檔案時(shí)間一般不超過(guò)一周。借閱者應(yīng)及時(shí)歸還，對(duì)到期未還的，檔案管理人員及時(shí)催還。逾期利用須辦理續(xù)借手續(xù)。

4．歸還檔案時(shí)要當(dāng)面清點(diǎn)、注銷借條，及時(shí)放回原處。

四、檔案保管

（一）檔案須按保管期限和載體類型分庫(kù)存放，檔案柜要按順序整齊排列，定期檢查、維護(hù)。

（二）保管期滿的檔案，要進(jìn)行鑒定，提出存毀的意見(jiàn)。

（三）檔案庫(kù)房是機(jī)要重地，非檔案室工作人員未經(jīng)許可不準(zhǔn)入內(nèi)。

（四）檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，禁止存放易燃、易爆、易生蟲、易發(fā)霉物品，嚴(yán)禁煙火，確保檔案安全。

（五）每年對(duì)全部檔案逐卷檢查一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。

五、檔案保密

（一）檔案工作人員要嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，強(qiáng)化保密觀念，嚴(yán)守國(guó)家秘密。

（二）發(fā)現(xiàn)失密、泄密現(xiàn)象，應(yīng)立即向上級(jí)報(bào)告，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施。對(duì)嚴(yán)重泄露黨和國(guó)家秘密的事件，依法嚴(yán)肅處理。

六、檔案移交

（一）辦公室內(nèi)部檔案移交

每年年底有關(guān)股室將本年度需要?dú)w檔的文件資料移交檔案管理人員。文件資料歸檔要有交接手續(xù)，嚴(yán)格審查把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。因特殊情況不能按規(guī)定期限歸檔的，經(jīng)分管檔案工作的副主任同意，可延長(zhǎng)期限。

（二）辦公室向縣檔案局移交

檔案管理人員按規(guī)定向縣檔案局移交檔案。移交檔案要有審批手續(xù)，經(jīng)分管檔案工作的副主任批準(zhǔn)，方可移交。檔案移交應(yīng)有準(zhǔn)確、全面的記載。